KSeF po pierwszym półroczu: jak przygotować firmę na koniec okresu ochronnego?

Pierwsze miesiące obowiązkowego e-fakturowania są już za nami. Jedne firmy przeszły przez tę zmianę niemal bezboleśnie, inne wciąż odkrywają, że system działa inaczej, niż zakładały. Do końca roku został jeszcze margines na potknięcia, tylko że kurczy się z każdym miesiącem.

Co zmieniło się dla przedsiębiorców po 1 kwietnia 2026 roku?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wchodził w życie etapami. Pierwszy etap ruszył 1 lutego 2026 roku i objął podatników, u których sprzedaż brutto za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dwa miesiące później obowiązek wystawiania faktur rozszerzono na pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od formy prawnej i statusu VAT.

Odbierać faktury w systemie muszą jednak wszyscy już od 1 lutego, czyli o dwa miesiące wcześniej. Wystarczy jeden zakup u dużego dostawcy energii, aby faktura kosztowa trafiła do KSeF, zamiast przyjść mailem. Dla wielu jednoosobowych działalności najprostszym wyjściem okazało się oddanie tej części obowiązków księgowym, bo biura rachunkowe, w tym działające od 1996 roku Biuro Rachunkowe S.C. Kraków Kazimierz, wdrażały system równolegle u wielu klientów i znają jego typowe pułapki.

Na czym polega okres ochronny w KSeF i co nas czeka z końcem roku?

Ustawodawca założył, że pierwszy rok systemu będzie rokiem nauki. Dlatego trwa okres ochronny, w którym urząd nie nakłada sankcji za błędy przy korzystaniu z KSeF. Pomyłka w dokumencie czy spóźniona wysyłka nie kończy się karą finansową.

Od stycznia 2027 roku ta ulga znika. Za fakturę wystawioną poza systemem będzie grozić kara sięgająca 100 procent kwoty VAT, a do tego dojdzie obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu przy płatnościach między czynnymi podatnikami. Przestanie też działać przepis, który dziś pozwala najmniejszym firmom wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, dopóki wartość wystawionych przez nie faktur nie przekracza w miesiącu 10 tys. zł brutto.

Jakie problemy najczęściej pojawiają się w praktyce?

Kłopoty rzadko wynikają z technologii. Częściej biorą się z organizacji pracy i z założenia, że wszystko jakoś się ułoży. Najczęściej powtarzają się cztery sytuacje:

• Uprawnienia nadano jednej osobie, która potem poszła na urlop albo odeszła z firmy.
• Nikt nie pobiera regularnie faktur zakupowych, przez co firma gubi koszty i zaniża odliczenie VAT.
• Program do fakturowania nie został zintegrowany z systemem, więc dokumenty trzeba wysyłać ręcznie.
• Nikt nie sprawdził, jak działa tryb offline24, choć pozwala on wystawić fakturę przy zerwanym połączeniu.

Każdy z tych problemów da się naprawić w kilka godzin, dopóki nie wiążą się z nim konsekwencje finansowe.

Jak sprawdzić, czy firma jest gotowa na 2027 rok?

Zacznij od prostego audytu. Policz, ile osób ma uprawnienia i czy w razie nieobecności jednej z nich firma wystawi fakturę. Zweryfikuj, czy dokumenty zakupowe pobierane są co tydzień i trafiają do księgowości. Sprawdź też, czy program do fakturowania wysyła dane automatycznie, bo ręczne przepisywanie to źródło pomyłek.

Dobrym punktem odniesienia są materiały Ministerstwa Finansów, bo harmonogram, wyjaśnienia i nagrania szkoleń znajdziesz na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/, uzupełnianej na bieżąco. Są tam moduły cyklu „Środy z KSeF” oraz filmy o nadawaniu uprawnień.

Od czego zacząć, jeśli firma wciąż działa po staremu?

Najgorszym scenariuszem jest odkładanie tematu do grudnia, kiedy księgowi i informatycy będą obłożeni pracą. Druga połowa roku to naturalny moment na uporządkowanie obiegu dokumentów, bo pomyłki wciąż nic nie kosztują. Jeśli obecna obsługa księgowa nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, czy Twoja firma jest gotowa na styczeń 2027, to sygnał, że warto porozmawiać z kimś, kto przeprowadził już przez to wdrożenie wiele firm.